特に重要で頻度が多いメールは4箇所

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頻度の高い赤枠の4つのメールについて説明します。

①新規注文(自社へ)

お客様が「注文」したとき自社に送られてくる注文メールです。ありがたいメールになります。

②注文保留(お客様へ)

お客様へ送られる注文確認のための自動返信メールです。これによりお客様は正常に注文が受け付けられたことがわかります。

銀行振込など、注文と入金に時間差があり、入金確認後に出荷や販売手続きとなる場合は、「注文保留」になります。

③処理中の注文(お客様へ)※クレジット決済時はここから

注文時に送られるケース(クレジット決済など)

お客様へ送られる注文確認のための自動返信メールです。このメールによってお客様は正常に注文が受け付けられたことがわかります。

クレジットカード決済や代引きなどは、注文受付後すぐに出荷手続に入るので、注文即処理中になります。

入金確認後に送られるケース(銀行振込など)

注文保留(支払い待ち)の注文で、入金確認できて出荷手続きに入るとき、お店が注文の状況を「処理中」に変更するとこのメールが送られます。

この過程を省略することもできます。

【重要】追加コンテンツ枠

ここに自動返信時に必要な情報を追記する事で、キャンセルについては発送についてなどを注文者へ告知できます。

④完了済みの注文(お客様へ)

お店側が注文の【状況】を【完了】にして【更新】した時や注文完了、入金確認して発送完了や出荷をお知らせするメールです。

主な2つのケース

ケース1 クレジットカード決済など注文後すぐに出荷や販売になる注文

ステータス:③処理中の注文 → 出荷時④完了済みの注文

ケース2 銀行振込など注文後に入金確認してから出荷準備に入る注文

ステータス:注文保留 → 入金確認後 ③処理中の注文 → 出荷時④完了済みの注文

【注記】必ずテスト送信をするなどメール文を確認ください。

特にお客様へ送られる大切なメールです。テスト送信など繰り返して自社にあったメッセージ文に整えていってください。

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